A reforma tributária inaugura, a partir de 2026, uma nova era para a emissão de notas fiscais no Brasil. Com a adoção do IBS, CBS e IS e a padronização nacional dos layouts, a nota fiscal passa a ser o documento central da apuração tributária e da validação de créditos.
Isso significa que qualquer inconsistência, omissão ou parametrização inadequada tende a ser identificada automaticamente pelo ambiente nacional. Como consequência, a nota fiscal pode ser rejeitada de imediato, impactando fluxo de caixa, faturamento e relacionamento com clientes.
Para empreendedores, o desafio não é apenas compreender a nova legislação. É, sobretudo, preparar sistemas, cadastros e equipes para que a transição ocorra sem interromper a operação.
O que muda na emissão de notas fiscais a partir de 2026
A partir da vigência plena da reforma tributária, a emissão de notas fiscais deixa de ser apenas um processo operacional interno e passa a ser ponto central de controle fiscal. Alguns pilares merecem destaque:
- Padronização nacional dos layouts de NF-e, NFC-e e NFS-e.
- Obrigatoriedade de informações completas de IBS, CBS e demais tributos.
- Integração direta com o ambiente nacional para validação e compartilhamento de dados.
Na prática, a qualidade das informações da nota fiscal passa a ser determinante para a continuidade do faturamento. Por isso, empresas que não se prepararem antecipadamente tendem a enfrentar um volume elevado de rejeições logo no início da nova sistemática.
Principais erros que vão derrubar sua nota fiscal em 2026
1. Continuar emitindo notas no layout antigo
Manter o layout antigo de NF-e, NFC-e ou NFS-e é um dos erros mais graves no cenário pós reforma tributária. O ambiente nacional passará a aceitar apenas os modelos atualizados, alinhados ao novo padrão nacional.
Notas emitidas em layouts desatualizados tendem a ser rejeitadas automaticamente. Isso gera atrasos no faturamento, retrabalho para as equipes e desgaste com clientes que aguardam a documentação fiscal para seguir com seus próprios processos.
Como evitar
- Confirmar com o fornecedor do sistema se o novo layout já está em desenvolvimento ou implantação.
- Planejar o início dos testes em ambiente de homologação assim que ele for liberado.
- Revisar cadastros e integrações antes da entrada em produção, reduzindo o risco de falhas em série.
2. Omitir campos obrigatórios de IBS e CBS
A omissão de campos obrigatórios de IBS e CBS será outro fator recorrente de rejeição. Alíquotas, bases de cálculo, créditos e demais parâmetros precisam estar completos e coerentes com a operação.
Notas fiscais com informações incompletas ou inconsistentes podem ser rejeitadas no ato. Além disso, podem gerar divergências futuras em cruzamentos de dados, com impacto na recuperação de créditos e na conformidade fiscal.
Como evitar
- Verificar e, quando necessário, atualizar NCMs, NBS, cClassTrib e regimes especiais.
- Parametrizar corretamente alíquotas aplicáveis a cada tipo de operação, considerando a nova estrutura de IBS e CBS.
- Utilizar soluções que auxiliem na atualização automática de tabelas fiscais, diminuindo a dependência de ajustes manuais.
3. Informar IBS estadual abaixo do mínimo ou IBS municipal zerado
O novo sistema nacional fará a checagem automática das alíquotas informadas na nota. Assim, situações em que o IBS estadual for registrado abaixo do mínimo ou em que o IBS municipal for informado como zero em operações tributadas tendem a ser identificadas com rapidez.
Esse tipo de inconsistência impacta diretamente a arrecadação e a apuração de créditos, o que aumenta a chance de rejeição ou glosa.
Possíveis consequências
- Rejeição imediata da nota fiscal.
- Glosa de créditos de IBS e CBS em auditorias futuras.
- Risco de autuações e questionamentos do fisco.
Como evitar
- Acompanhar com atenção as publicações oficiais sobre alíquotas mínimas e regras específicas.
- Ajustar o ERP para que os cálculos sejam feitos de forma automatizada, com base nas regras parametrizadas.
- Implementar rotinas de conferência para operações de maior volume ou valor, reforçando o controle interno.
4. Cadastrar clientes de forma incompleta
Cadastros incompletos de clientes, que já eram fonte de problemas sob a sistemática atual, tornam-se ainda mais críticos após a reforma tributária. Campos como endereço, CPF ou CNPJ, NIF em casos de exportação e contato do destinatário são fundamentais para validações e cruzamento de dados.
Dados faltantes ou inconsistentes aumentam a chance de a nota ser recusada, além de gerarem dificuldades no relacionamento comercial.
Como evitar
- Realizar uma revisão completa dos cadastros de clientes ao longo de 2026.
- Exigir, no onboarding de novos clientes, o fornecimento de dados completos e comprovações documentais quando cabível.
- Parametrizar o sistema para bloquear a emissão de notas quando houver campos obrigatórios em branco ou preenchidos de forma incoerente.
5. Usar códigos de operação desatualizados
O novo layout traz códigos padronizados para finalidade de nota e tipo de operação. Manter CFOPs, códigos de finalidade e tipos de operação desatualizados ou inadequados é um caminho certo para rejeições frequentes.
Além disso, o uso incorreto desses códigos pode distorcer a apuração de tributos, gerando riscos adicionais em fiscalizações.
Como evitar
- Atualizar a tabela de CFOPs, tipos de operação e códigos de finalidade, alinhando a parametrização às novas exigências.
- Treinar a equipe de faturamento, com foco em exemplos práticos da rotina da empresa.
- Produzir materiais internos que descrevam, de forma objetiva, qual código usar em cada tipo de operação recorrente.
6. Não integrar o sistema ao ambiente nacional
A integração do ERP com o ambiente nacional é requisito central após a reforma tributária. Sem essa comunicação, a empresa não consegue validar corretamente as notas e os créditos vinculados a elas.
Notas que não forem compartilhadas adequadamente com o ambiente nacional podem ser rejeitadas ou ficar em situação irregular, mesmo que a empresa considere a emissão concluída.
Como evitar
- Confirmar com o time de TI e com o fornecedor do ERP se a solução já está apta a se conectar ao webservice nacional.
- Verificar, no caso da NFS-e, se o município já adaptou o layout local ao padrão nacional e como essa integração será operada. – Realizar testes de integração em ambiente de homologação, monitorando rejeições, tempos de resposta e registros de log.
Resumo dos erros e ações preventivas
A tabela abaixo sintetiza os principais erros e as ações recomendadas para preveni-los:
| Erro comum | Impacto direto | Ação preventiva principal |
|---|---|---|
| Uso de layout antigo de NF-e, NFC-e, NFS-e | Rejeição imediata da nota | Atualizar sistema e testar em homologação |
| Omissão de dados de IBS e CBS | Rejeição ou divergências futuras | Revisar cadastros e parametrizações fiscais |
| IBS estadual abaixo do mínimo ou municipal zero | Glosa de créditos e risco de autuações | Acompanhar alíquotas oficiais e automatizar cálculos |
| Cadastro de clientes incompleto | Notas recusadas e atrasos no faturamento | Revisar cadastros e bloquear emissão com campos faltantes |
| Códigos de operação desatualizados | Rejeição e apuração tributária incorreta | Atualizar CFOPs e treinar a equipe de faturamento |
| Falta de integração com ambiente nacional | Notas sem validação adequada ou rejeitadas | Adequar ERP e testar integração completa |
Boas práticas para atravessar 2026 com segurança
O ano de 2026 será decisivo para testar, ajustar e consolidar processos antes da entrada em vigor plena da nova sistemática. Por isso, a preparação antecipada é um diferencial competitivo.
Mapear todos os fluxos de emissão
Antes de qualquer ajuste técnico, é fundamental mapear todos os fluxos de emissão de notas da empresa. Entre eles:
- Vendas de produtos.
- Prestação de serviços pontuais.
- Contratos recorrentes de longa duração.
- Entregas de serviços por marcos ou etapas do projeto.
Esse mapeamento permite identificar onde estão os maiores volumes, as regras fiscais mais complexas e os pontos que exigem testes prioritários.
Treinar equipes e alinhar áreas
A reforma tributária não é um tema restrito à contabilidade ou à TI. Ela afeta diretamente áreas como comercial, financeiro e faturamento. Por isso, é importante:
- Promover treinamentos práticos, com foco nas rotinas reais da empresa.
- Criar canais de esclarecimento de dúvidas internos, com apoio de especialistas quando necessário.
- Garantir que lideranças compreendam os riscos de uma adaptação tardia.
Monitorar rejeições em ambiente de testes
O ambiente de homologação será o melhor laboratório para identificar falhas e ajustar parametrizações. Assim, é recomendável:
- Acompanhar atentamente cada rejeição registrada nos testes.
- Classificar as causas mais frequentes e priorizar correções estruturais.
- Documentar aprendizados para que os erros não se repitam na entrada em produção.
Atualizar cadastros e parametrizações com antecedência
Cadastros e parametrizações são a base da emissão correta. Por isso, vale:
- Revisar cadastros de clientes, fornecedores, produtos e serviços.
- Ajustar NCM, NBS, cClassTrib e regimes especiais conforme a realidade da operação.
- Validar se as regras tributárias inseridas no ERP refletem, de fato, o que será exigido no novo modelo.
Resumo e próximos passos
A reforma tributária não se resume a novas siglas. Ela redefine a forma como a sua empresa emite notas fiscais, calcula tributos e recupera créditos. Em um contexto de ambiente nacional integrado, a qualidade das informações da nota passa a ser determinante para a continuidade do faturamento.
Os principais erros que tendem a derrubar notas a partir de 2026 estão ligados a três frentes:
- Tecnologia desatualizada, com layouts antigos e integração incompleta.
- Cadastros imprecisos e parametrizações fiscais incompletas.
- Processos internos pouco mapeados e equipes sem treinamento adequado.
Ao se antecipar em 2025, mapeando fluxos, treinando times, revisando cadastros e testando em ambiente de homologação, sua empresa reduz riscos de rejeição, evita interrupções no faturamento e ganha previsibilidade nessa transição.
Como próximos passos práticos, recomenda-se:
- Realizar um diagnóstico interno dos processos de emissão de notas.
- Validar o cronograma de adequação do ERP ao novo layout nacional.
- Planejar um projeto de revisão de cadastros e parametrizações fiscais.
- Estruturar um plano de testes consistente, com acompanhamento de indicadores de rejeição.
A adequação à reforma tributária é inevitável, mas pode ser conduzida com segurança, planejamento e suporte técnico adequado.
Person Consultoria, sempre pronta para apoiar o próximo passo, contabilizando o futuro ao seu lado.
