Reforma tributária deixou de ser um tema para acompanhar e virou um tema para executar. A transição já pressiona decisões de tecnologia, contratos, fornecedores e rotinas internas. E, a partir de 2026, a fase de testes obrigatórios da CBS e do IBS exige apuração paralela e ajustes sistêmicos.
Nos próximos dois anos, o desafio não será entender a lei. Será fazer a operação funcionar com dois modelos ao mesmo tempo, com menos risco e mais previsibilidade.
A seguir, você encontra um roteiro direto, com exemplos e checklists, para organizar a adaptação de forma prática.
Por que a adaptação começa agora
A reforma cria uma mudança estrutural na forma de apurar tributos sobre consumo. Por isso, a empresa precisa preparar processos e sistemas antes do início das rotinas obrigatórias.
Além disso, a transição não se limita ao time fiscal. Ela atravessa compras, vendas, financeiro, jurídico e tecnologia. Portanto, quanto mais cedo essas áreas se alinham, menor o custo de correção depois.
Na prática, três forças aceleram a necessidade de agir:
• Apuração paralela a partir de 2026, com coexistência do modelo atual e do novo.
• Maior dependência de dados consistentes, sobretudo cadastro e documento fiscal.
• Pressão por rastreabilidade, que afeta crédito, caixa e compliance.
Linha do tempo: o que muda e o que sua empresa precisa entregar
A transição exige entregas diferentes em cada fase. Assim, o melhor caminho é planejar por marcos.
| Fase | O que acontece | Entrega mínima para ter controle |
|---|---|---|
| 2025 | Regulamentação avança e o desenho operacional fica mais claro | Diagnóstico fiscal completo, governança e plano de implantação |
| 2026 | Testes de CBS e IBS, com apuração paralela e ajustes sistêmicos | ERP parametrizado e testado, cadastros revisados, rotinas de validação |
| 2027 a 2032 | Convivência prolongada com ajustes graduais | Revisões periódicas de preços, contratos, cadeia de fornecedores e caixa |
| 2033 | Consolidação do sistema novo | Operação estabilizada, controles maduros e rastreabilidade contínua |
O ponto crítico é 2026. Portanto, 2025 precisa ser o ano de construir base: dados, processos e pessoas.
Diagnóstico tributário: o primeiro passo que evita retrabalho
O diagnóstico não pode ser só uma fotografia do cenário atual. Ele precisa virar um mapa de riscos e decisões, com simulações e impactos no resultado.
O que o diagnóstico deve incluir
- Mapeamento de produtos e serviços com diferentes tratamentos tributários.
- Identificação de fornecedores que podem impactar negativamente o crédito.
- Avaliação de contratos com cláusulas tributárias desatualizadas.
- Simulações financeiras com cenários de carga e de fluxo de caixa.
- Levantamento de inconsistências documentais que podem virar autuação futura.
Em seguida, transforme o diagnóstico em uma fila de execução. Assim, cada achado vira ação, dono e prazo.
Exemplo prático: um erro pequeno que vira uma dor grande
Imagine um produto com cadastro incompleto. A emissão sai com destaque errado. Depois, a apuração paralela consolida o erro. Por fim, o time precisa refazer notas, ajustar ERP e explicar variações de margem. Ou seja, o custo aparece em horas, retrabalho e risco.
Erros comuns nessa etapa
• Fazer diagnóstico sem simular cenários de margem, preço e cadeia de suprimentos.
• Revisar só o fiscal e deixar compras e vendas fora da conversa.
• Tratar cadastro como detalhe, quando ele é a base do controle.
Fornecedores e contratos: onde a previsibilidade costuma falhar
A reforma traz implicações diretas para compras e gestão da cadeia. Compras feitas de empresas do Simples Nacional ou de fornecedores com pendências podem afetar a apropriação de créditos e gerar distorções de custo. Por isso, fornecedor deixa de ser só custo e prazo. Ele vira risco e previsibilidade.
Além disso, com a implementação do split payment prevista na LC nº 214/2025, o crédito tende a ficar condicionado à extinção do débito tributário do fornecedor, conforme a dinâmica regulatória aplicável. Assim, um parceiro que não acompanha a legislação vira passivo operacional.
Checklist de revisão de fornecedores
• Classificar fornecedores por criticidade: volume, recorrência e impacto no crédito.
• Validar se o fornecedor tem rotinas fiscais estáveis e documentação consistente.
• Definir critérios mínimos de homologação e reavaliação periódica.
• Criar um plano de contingência para substituição de fornecedores críticos.
Contratos: o que revisar primeiro
Contratos com cláusulas fiscais imprecisas tendem a gerar conflito e custo. Portanto, priorize:
• Cláusulas de reajuste e repasse tributário em transição.
• Responsabilidades por inconsistência documental.
• Exigências de evidências e obrigações acessórias.
• Regras de faturamento e condições que afetam caixa.
A seguir, uma matriz simples para orientar priorização.
| Sinal de alerta | Risco provável | Ação recomendada |
|---|---|---|
| Fornecedor do Simples em cadeia B2B relevante | Pressão comercial e perda de competitividade | Simular impacto e renegociar condições |
| Fornecedor com histórico de inconsistência | Bloqueios operacionais e crédito comprometido | Homologação reforçada e monitoramento |
| Contrato sem cláusula tributária clara | Disputa e custo não previsto | Aditivo com regras de transição e evidências |
| Dependência de poucos fornecedores | Risco de ruptura na transição | Plano de segunda fonte e testes |
ERP e sistemas: apuração paralela exige tecnologia pronta
Entre 2026 e 2032, as empresas precisarão conviver com o sistema atual e o novo modelo. Isso cria uma demanda técnica clara: o ERP precisa suportar apuração paralela sem improviso.
O que o ERP precisa suportar, na prática
• Emitir notas fiscais com ambos os modelos.
• Calcular créditos com regras distintas.
• Separar a apuração de PIS, Cofins, ICMS e ISS, além de CBS e IBS.
• Gerar obrigações acessórias específicas para cada regime.
• Permitir trilha de auditoria e conciliação com o financeiro.
Portanto, trate ERP como projeto. Defina escopo, ambiente de testes, critérios de aceite e casos reais. Em seguida, rode ciclos de validação com fiscal, TI e financeiro juntos.
Testes que valem mais do que apresentações
• Teste de emissão com produtos de tratamento diferente.
• Teste de devolução, bonificação e cancelamento.
• Teste de compra com fornecedores de perfis distintos.
• Teste de fechamento com conciliação de impostos, faturamento e recebimentos.
Assim, você descobre falhas em 2025, não em 2026 com a operação rodando.
Capacitação e integração entre áreas: reforma não é assunto só do fiscal
A reforma altera o fluxo de informação dentro da empresa. Portanto, o entendimento de regras fiscais precisa chegar às áreas que operam decisões.
Quem precisa ser treinado e para quê
• Compras: entender como fornecedor, documento e condição impactam custo e crédito.
• Vendas: entender como a estrutura tributária afeta precificação e margem.
• Financeiro: entender conciliação e sincronismo entre pagamento e tributação.
• Jurídico: entender cláusulas, evidências e responsabilidades na transição.
• TI: entender parametrizações, integrações e governança de dados.
Um bom treinamento não foca só em alíquotas. Ele foca em casos reais do negócio e em rotinas que mudam.
Antecipação como vantagem competitiva
A transição fiscal não será apenas normativa. Ela exige planejamento técnico e gestão ativa de riscos, com impacto direto no desempenho financeiro.
Adriana Matos, COO da Person, afirma que negócios que se antecipam à transição tendem a ter mais controle sobre riscos e oportunidades, porque a reforma exige visão integrada entre estratégia, operação e compliance.
Em outras palavras, antecipar não é um luxo. É um mecanismo de previsibilidade.
Plano de ação
A melhor execução combina rapidez com método. Por isso, use um plano em blocos, com entregas claras.
Próximos 30 a 60 dias
- Criar governança: sponsor executivo, líder do projeto e comitê interáreas.
- Rodar diagnóstico tributário completo com foco em risco, crédito e caixa.
- Mapear processos críticos: compras, faturamento, devoluções e fechamento.
- Inventariar sistemas e integrações que tocam emissão e apuração.
Próximos 90 a 120 dias
- Revisar cadastros de produtos e serviços, com critérios fiscais padronizados.
- Classificar fornecedores por criticidade e iniciar revisão de contratos prioritários.
- Definir requisitos do ERP para apuração paralela e começar parametrização.
- Iniciar simulações financeiras por cenários, com leitura de margem e preço.
Início de 2026
- Concluir testes do ERP com casos reais e validar trilha de auditoria.
- Treinar compras, vendas, financeiro, jurídico e TI com rotinas do negócio.
- Implementar rotina de validação mensal para evitar acúmulo de erros.
- Preparar comunicação interna simples, com papéis e responsabilidades.
Resumo e Próximos Passos
A reforma tributária já exige ação prática. A partir de 2026, a apuração paralela coloca dados, sistemas e rotinas sob teste. Portanto, o caminho mais seguro é começar agora com diagnóstico, revisão de fornecedores e contratos, prontidão do ERP e capacitação interáreas.
Próximos passos:
- Transforme o diagnóstico em plano de execução com prazos e donos.
- Priorize ERP e cadastros, porque eles sustentam todo o controle.
- Revise cadeia e contratos, para proteger crédito e previsibilidade de caixa.
- Treine as áreas que tomam decisão, não só quem apura imposto.
Se sua empresa quer atravessar a transição com menos risco e mais previsibilidade, vale estruturar esse plano com apoio técnico, simulações e governança, antes que 2026 transforme preparação em urgência. Entre em contato com a nossa equipe!
