São 17h42.
O pedido está separado.
A transportadora está esperando.
O cliente precisa receber a mercadoria no dia seguinte.
Mas, no momento de emitir a nota fiscal, o sistema apresenta uma mensagem de rejeição.
A equipe tenta novamente.
Altera um campo.
Depois outro.
O fornecedor do sistema diz que a dúvida é tributária. A contabilidade pede o XML e o código completo do erro. O comercial pressiona porque a entrega não pode esperar.
Nesse momento, a Reforma Tributária deixa de ser um assunto distante.
Ela se transforma em uma venda que não consegue avançar.
A Reforma começa a aparecer na operação
A partir de 3 de agosto de 2026 a obrigatoriedade de preenchimento dos novos campos será implementada conforme os cronogramas e leiautes aplicáveis a cada documento fiscal eletrônico, observadas as normas técnicas e regulamentações específicas.
A rejeição ocorre quando o documento fiscal não atende às regras de validação estabelecidas pelos ambientes autorizadores e pelas especificações técnicas aplicáveis ao documento emitido.
Os documentos deverão contemplar os novos campos e a alíquota-teste total de 1%, composta por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS. Com o encerramento do período de adaptação, informações ausentes ou incompletas poderão provocar a rejeição automática do documento.
Por isso, a primeira consequência prática da Reforma pode não aparecer na guia de um imposto.
Pode aparecer no faturamento.
O marco geral para as empresas do regime regular é 3 de agosto de 2026.
Entretanto, a implementação pode variar de acordo com o documento fiscal e com o município responsável pela emissão da NFS-e.
Para os contribuintes que utilizam a NFS-e do Município de São Paulo, por exemplo, a emissão com o novo layout será exigida a partir de 1º de agosto de 2026. O layout 2, que contempla os campos de IBS e CBS, passará a ser utilizado nas emissões correntes; o layout anterior ficará disponível apenas para emissões retroativas.
Isso reforça a necessidade de verificar não apenas a regra geral, mas também o sistema e o documento utilizados por cada empresa.
Mas 2026 não é apenas um ano de testes?
Sim. Em 2026, a apuração do IBS e da CBS possui caráter de teste.
O contribuinte que emitir corretamente os documentos fiscais e cumprir as obrigações acessórias aplicáveis estará dispensado do recolhimento dos novos tributos durante esse período.
Mas isso não significa que a empresa possa esperar.
O tributo está em fase de teste.
A operação da empresa, não.
A nota fiscal será real.
O faturamento será real.
A entrega será real.
E os efeitos de um documento rejeitado também serão reais.
O que sua empresa precisa verificar agora
1. O sistema emissor foi atualizado?
Entre em contato com o fornecedor do ERP ou do sistema de emissão e confirme:
- se a versão necessária já foi disponibilizada;
- se a atualização foi efetivamente instalada;
- se os campos de IBS e CBS estão disponíveis;
- se as tabelas tributárias estão atualizadas;
- se o sistema já contempla as regras de validação;
- se existe ambiente ou procedimento para testes.
Não basta receber a informação de que o fornecedor “está acompanhando a Reforma”.
A empresa precisa saber se o seu ambiente já está preparado.
2. As operações mais importantes foram testadas?
Não teste apenas uma venda simples.
A empresa precisa considerar as operações que realmente fazem parte da sua rotina, como:
- vendas internas e interestaduais;
- prestação de serviços;
- devoluções;
- remessas;
- bonificações;
- transferências;
- importações;
- exportações;
- retenções;
- operações com benefícios ou tratamentos específicos.
Um sistema pode autorizar uma operação comum e apresentar problemas justamente em uma operação menos frequente, mas financeiramente relevante.
3. Os cadastros estão corretos?
A emissão dos novos campos depende da qualidade das informações existentes no sistema.
Descrições genéricas, códigos desatualizados, classificações copiadas de outros itens e parametrizações construídas sem validação podem interferir no tratamento tributário.
A atualização tecnológica não corrige automaticamente um cadastro inadequado.
Ela apenas passa a processar o que foi informado.
4. Existe uma pessoa responsável pela transição?
A empresa precisa definir quem irá:
- conversar com o fornecedor do sistema;
- coordenar os testes;
- organizar a revisão dos cadastros;
- acompanhar as primeiras emissões;
- registrar os erros encontrados;
- acionar a Person quando houver dúvida tributária;
- comunicar as áreas comercial, financeira e operacional.
Quando ninguém é formalmente responsável, cada área presume que outra pessoa está cuidando do assunto.
O que fazer quando uma nota for rejeitada
O primeiro passo não deve ser alterar códigos aleatoriamente até que o documento seja autorizado.
Uma nota autorizada não é necessariamente uma nota tributariamente correta.
Alterações improvisadas podem gerar:
- tributação inadequada;
- informações inconsistentes;
- crédito incorreto para o cliente;
- perda de crédito;
- retrabalho;
- necessidade de cancelamento ou correção futura.
Ao identificar uma rejeição, registre:
- o código do erro;
- a mensagem completa apresentada pelo sistema;
- o tipo de documento;
- a operação realizada;
- o produto ou serviço envolvido;
- o XML, quando disponível;
- a tela ou o retorno do sistema.
Com essas informações, será possível distinguir um problema técnico do emissor de uma dúvida relacionada ao tratamento tributário.
Quem deve ser acionado?
Problema técnico, indisponibilidade ou ausência de campos: fornecedor do sistema.
Dúvida sobre a operação, classificação ou tratamento tributário: Person Consultoria.
Informação incorreta ou incompleta no cadastro: empresa, com orientação tributária da Person quando necessária.
A adaptação depende da atuação coordenada entre essas três partes.
Não deixe para descobrir em agosto.
A pior hora para entender que o sistema não está preparado é quando o cliente já está esperando a nota.
O período anterior à obrigatoriedade deve ser utilizado para testar, corrigir e orientar.
Porque, depois que a exigência entrar em vigor, o problema deixará de ser apenas fiscal.
Passará a afetar comercial, logística, financeiro, relacionamento com o cliente e caixa.
Uma obrigação pode começar no fiscal, mas uma nota rejeitada paralisa o comercial, a logística e o caixa.
Encaminhe este conteúdo para a pessoa responsável pelo faturamento, pelo sistema emissor e pela tecnologia da sua empresa.
Última atualização: 15 de julho de 2026.
Nota de aplicabilidade: este conteúdo apresenta orientações gerais. A data e os procedimentos podem variar conforme o documento fiscal, o regime tributário, o município e a operação realizada.
